Privacy Policy
This Privacy Policy explains how Acuven Technology Sdn Bhd (Registration No. 202601024731 (1686828-T), "Acuven", "we", "us") collects, uses, discloses and protects personal data. It is our notice under the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia ("PDPA").
1. What this policy covers
- Our website, acuventech.com.
- Our own WhatsApp customer service: when you message Acuven on WhatsApp, an AI assistant may reply, and our staff may take over the conversation at any time.
- WhatsApp AI services we provide to other businesses: businesses can connect their own WhatsApp Business account to our platform, so that an AI assistant helps answer their customers. For those businesses' customers, the business decides how the data is used and we process it on the business's behalf (see section 8).
2. Personal data we collect
When you message us on WhatsApp
- Your WhatsApp phone number and profile name.
- The content of the messages you send us, and the replies sent to you by our AI assistant or our staff.
- Message metadata from WhatsApp, such as message IDs, timestamps and delivery status.
Our AI assistant only reads text. If you send images, voice notes or files, we do not analyse their content.
When a business connects its WhatsApp account to our platform
- Business account details provided through Meta's signup flow, such as the WhatsApp Business account ID, the phone number ID and the business name.
- Where the business uses the WhatsApp Business app together with our platform, Meta may share with us, with the business's authorisation, the business's WhatsApp contacts and up to 180 days of its previous chat history. We store this data only to provide the service to that business.
- Contact details of the business's staff who set up and use the service.
When you visit our website
Our website does not use cookies, analytics or advertising trackers. Our web server records standard technical logs (such as IP address, browser type and the pages requested) to keep the site secure and working.
3. How we use personal data
- To reply to your enquiries, including automatically through our AI assistant.
- To let our staff see the conversation and take over from the AI assistant.
- To provide our WhatsApp AI services to the businesses that use them.
- To keep our services secure, prevent abuse, and investigate problems, including incorrect AI answers.
- To meet our legal obligations.
We do not sell personal data, and we do not use your messages for advertising.
4. AI-generated replies
Replies from our AI assistant are generated by a large language model provided by Anthropic, PBC (the "Claude" API). To generate a reply, the text of the current conversation and our company information are sent to Anthropic. Under Anthropic's commercial terms, data sent through its API is not used to train its models.
The AI assistant tells you that it is an AI. Its answers may contain mistakes. It will not quote firm prices or make binding commitments on our behalf, and you can ask for a human colleague at any time.
5. Who we share personal data with
| Recipient | Why | Location |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Delivering WhatsApp messages between you and us | Global |
| Anthropic, PBC | Generating AI replies (section 4) | United States |
| IP ServerOne Solutions Sdn Bhd | Hosting our servers | Malaysia |
| Cloudflare, Inc. | Network security and delivering traffic to our servers | Global |
We may also disclose personal data where required by law or by a court or regulator, or to protect our rights. We do not otherwise share personal data with third parties.
6. Transfers outside Malaysia
Our servers are in Malaysia. Message text needed to generate AI replies is transferred to Anthropic in the United States, and WhatsApp messages are handled by Meta's global infrastructure. We only use providers that are bound by contractual obligations to protect the data, as permitted under the PDPA.
7. How long we keep personal data
| Data | Kept for |
|---|---|
| Recent conversation used by the AI assistant to reply | 24 hours after the last message, then deleted automatically |
| Record that a staff member has taken over a conversation | Up to 30 days, then deleted automatically |
| Chat history and contacts shared by a business when it connects (section 2) | For as long as the business uses our service. Deleted within 30 days after the business stops using it or asks us to delete it |
| Server logs | A limited period: logs are capped in size and the oldest entries are deleted automatically as new ones are written |
Messages also remain in WhatsApp itself, on your device and on the business's WhatsApp Business app. Those copies are governed by WhatsApp's own terms and privacy policy.
8. If you are a customer of a business that uses our platform
When you message a business that uses our WhatsApp AI services, that business decides why and how your data is used, and its own privacy policy applies. We process your data only on its instructions, to provide the service. Please contact that business first about your data. If you contact us, we will pass your request to the business.
9. How we protect personal data
We use encrypted connections (HTTPS), verify that incoming WhatsApp data really comes from Meta, restrict access to staff who need it, and keep credentials out of our source code. No system is completely secure, but we work to protect your data against loss, misuse and unauthorised access.
10. Your rights
Under the PDPA you may:
- ask for access to the personal data we hold about you;
- ask us to correct it if it is inaccurate, incomplete or out of date;
- withdraw your consent, or ask us to limit how we process your data;
- ask us to delete your data (section 11).
Email us at [email protected]. We will reply within 21 days. We may need to confirm your identity first, for example by asking you to message us from the WhatsApp number concerned.
If you do not want to talk to our AI assistant, just tell us in the chat and a staff member will take over.
11. How to request deletion of your data
- Email [email protected] with the subject "Data deletion request".
- Include the WhatsApp phone number concerned and, if possible, the approximate date of the conversation.
- We will confirm your request, delete the data we hold within 30 days, and tell you when it is done. We may keep data we are required to keep by law, and will tell you if so.
Businesses using our platform can disconnect our service at any time in the WhatsApp Business app (Settings › Account › Business Platform › Disconnect account) and email us to delete the data shared when they connected.
Deleting data from our systems does not delete messages stored in WhatsApp on your device or on the business's device.
12. Children
Our services are meant for businesses and adults. We do not knowingly collect personal data from children under 18.
13. Changes to this policy
We may update this policy. The effective date at the top shows when it last changed. For significant changes we will give notice on this page.
14. Contact us
Acuven Technology Sdn Bhd
VO5-03-03A, Signature 1 (VO5),
Lingkaran SV, Sunway Velocity,
55100 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Malaysia
Email: [email protected]
This policy is available in English and Bahasa Malaysia. If the two versions differ, the English version prevails.
Dasar Privasi
Dasar Privasi ini menerangkan cara Acuven Technology Sdn Bhd (No. Pendaftaran 202601024731 (1686828-T), "Acuven", "kami") mengumpul, menggunakan, mendedahkan dan melindungi data peribadi. Ini ialah notis kami di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA").
1. Skop dasar ini
- Laman web kami, acuventech.com.
- Khidmat pelanggan WhatsApp kami sendiri: apabila anda menghantar mesej kepada Acuven di WhatsApp, pembantu AI mungkin membalas, dan kakitangan kami boleh mengambil alih perbualan pada bila-bila masa.
- Perkhidmatan AI WhatsApp yang kami sediakan kepada perniagaan lain: perniagaan boleh menyambungkan akaun WhatsApp Business mereka ke platform kami supaya pembantu AI membantu menjawab pelanggan mereka. Bagi pelanggan perniagaan tersebut, perniagaan itu yang menentukan cara data digunakan, dan kami memproses data bagi pihaknya (lihat bahagian 8).
2. Data peribadi yang kami kumpul
Apabila anda menghantar mesej kepada kami di WhatsApp
- Nombor telefon WhatsApp dan nama profil anda.
- Kandungan mesej yang anda hantar, serta balasan daripada pembantu AI atau kakitangan kami.
- Metadata mesej daripada WhatsApp, seperti ID mesej, cap masa dan status penghantaran.
Pembantu AI kami hanya membaca teks. Jika anda menghantar gambar, nota suara atau fail, kami tidak menganalisis kandungannya.
Apabila perniagaan menyambungkan akaun WhatsApp mereka ke platform kami
- Butiran akaun perniagaan yang diberikan melalui aliran pendaftaran Meta, seperti ID akaun WhatsApp Business, ID nombor telefon dan nama perniagaan.
- Jika perniagaan menggunakan aplikasi WhatsApp Business bersama platform kami, Meta boleh berkongsi dengan kami, dengan kebenaran perniagaan tersebut, kenalan WhatsApp perniagaan itu dan sehingga 180 hari sejarah sembangnya. Kami menyimpan data ini hanya untuk menyediakan perkhidmatan kepada perniagaan tersebut.
- Butiran hubungan kakitangan perniagaan yang menyediakan dan menggunakan perkhidmatan.
Apabila anda melawat laman web kami
Laman web kami tidak menggunakan kuki, analitik atau penjejak pengiklanan. Pelayan web kami merekodkan log teknikal biasa (seperti alamat IP, jenis pelayar dan halaman yang diminta) untuk memastikan laman web selamat dan berfungsi.
3. Cara kami menggunakan data peribadi
- Untuk membalas pertanyaan anda, termasuk secara automatik melalui pembantu AI kami.
- Untuk membolehkan kakitangan kami melihat perbualan dan mengambil alih daripada pembantu AI.
- Untuk menyediakan perkhidmatan AI WhatsApp kepada perniagaan yang menggunakannya.
- Untuk memastikan perkhidmatan kami selamat, mencegah penyalahgunaan, dan menyiasat masalah, termasuk jawapan AI yang salah.
- Untuk mematuhi kewajipan undang-undang kami.
Kami tidak menjual data peribadi, dan kami tidak menggunakan mesej anda untuk pengiklanan.
4. Balasan yang dijana oleh AI
Balasan pembantu AI kami dijana oleh model bahasa besar yang disediakan oleh Anthropic, PBC (API "Claude"). Untuk menjana balasan, teks perbualan semasa dan maklumat syarikat kami dihantar kepada Anthropic. Di bawah terma komersial Anthropic, data yang dihantar melalui API tidak digunakan untuk melatih modelnya.
Pembantu AI memaklumkan bahawa ia ialah AI. Jawapannya mungkin mengandungi kesilapan. Ia tidak akan memberikan harga muktamad atau membuat komitmen yang mengikat bagi pihak kami, dan anda boleh meminta untuk bercakap dengan kakitangan kami pada bila-bila masa.
5. Pihak yang menerima data peribadi
| Penerima | Tujuan | Lokasi |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Menghantar mesej WhatsApp antara anda dan kami | Global |
| Anthropic, PBC | Menjana balasan AI (bahagian 4) | Amerika Syarikat |
| IP ServerOne Solutions Sdn Bhd | Mengehos pelayan kami | Malaysia |
| Cloudflare, Inc. | Keselamatan rangkaian dan penghantaran trafik ke pelayan kami | Global |
Kami juga boleh mendedahkan data peribadi jika dikehendaki oleh undang-undang, mahkamah atau pihak berkuasa, atau untuk melindungi hak kami. Selain itu, kami tidak berkongsi data peribadi dengan pihak ketiga.
6. Pemindahan ke luar Malaysia
Pelayan kami terletak di Malaysia. Teks mesej yang diperlukan untuk menjana balasan AI dipindahkan kepada Anthropic di Amerika Syarikat, dan mesej WhatsApp dikendalikan oleh infrastruktur global Meta. Kami hanya menggunakan penyedia yang terikat dengan kewajipan kontrak untuk melindungi data, sebagaimana dibenarkan di bawah PDPA.
7. Tempoh penyimpanan data peribadi
| Data | Disimpan selama |
|---|---|
| Perbualan terkini yang digunakan oleh pembantu AI untuk membalas | 24 jam selepas mesej terakhir, kemudian dipadam secara automatik |
| Rekod bahawa kakitangan telah mengambil alih perbualan | Sehingga 30 hari, kemudian dipadam secara automatik |
| Sejarah sembang dan kenalan yang dikongsi oleh perniagaan semasa menyambung (bahagian 2) | Selagi perniagaan menggunakan perkhidmatan kami. Dipadam dalam tempoh 30 hari selepas perniagaan berhenti menggunakannya atau meminta pemadaman |
| Log pelayan | Tempoh terhad: saiz log dihadkan dan entri paling lama dipadam secara automatik apabila entri baharu ditulis |
Mesej juga kekal dalam WhatsApp sendiri, pada peranti anda dan pada aplikasi WhatsApp Business perniagaan. Salinan tersebut tertakluk kepada terma dan dasar privasi WhatsApp.
8. Jika anda pelanggan perniagaan yang menggunakan platform kami
Apabila anda menghantar mesej kepada perniagaan yang menggunakan perkhidmatan AI WhatsApp kami, perniagaan itu yang menentukan tujuan dan cara data anda digunakan, dan dasar privasinya sendiri terpakai. Kami memproses data anda hanya mengikut arahannya untuk menyediakan perkhidmatan. Sila hubungi perniagaan tersebut terlebih dahulu mengenai data anda. Jika anda menghubungi kami, kami akan memanjangkan permintaan anda kepada perniagaan tersebut.
9. Cara kami melindungi data peribadi
Kami menggunakan sambungan yang disulitkan (HTTPS), mengesahkan bahawa data WhatsApp yang diterima benar-benar datang daripada Meta, mengehadkan akses kepada kakitangan yang memerlukannya, dan tidak menyimpan bukti kelayakan dalam kod sumber. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, tetapi kami berusaha melindungi data anda daripada kehilangan, penyalahgunaan dan akses tanpa kebenaran.
10. Hak anda
Di bawah PDPA, anda boleh:
- meminta akses kepada data peribadi anda yang kami simpan;
- meminta kami membetulkannya jika ia tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini;
- menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami mengehadkan pemprosesan data anda;
- meminta kami memadam data anda (bahagian 11).
E-mel kami di [email protected]. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu, contohnya dengan meminta anda menghantar mesej kepada kami daripada nombor WhatsApp berkenaan.
Jika anda tidak mahu bercakap dengan pembantu AI kami, maklumkan sahaja dalam sembang dan kakitangan kami akan mengambil alih.
11. Cara meminta pemadaman data anda
- E-mel [email protected] dengan subjek "Data deletion request".
- Nyatakan nombor telefon WhatsApp berkenaan dan, jika boleh, anggaran tarikh perbualan.
- Kami akan mengesahkan permintaan anda, memadam data yang kami simpan dalam tempoh 30 hari, dan memaklumkan anda apabila selesai. Kami mungkin menyimpan data yang dikehendaki oleh undang-undang, dan akan memaklumkan anda jika demikian.
Perniagaan yang menggunakan platform kami boleh memutuskan sambungan perkhidmatan kami pada bila-bila masa dalam aplikasi WhatsApp Business (Settings › Account › Business Platform › Disconnect account) dan menghantar e-mel kepada kami untuk memadam data yang dikongsi semasa menyambung.
Pemadaman data daripada sistem kami tidak memadam mesej yang disimpan dalam WhatsApp pada peranti anda atau peranti perniagaan.
12. Kanak-kanak
Perkhidmatan kami ditujukan kepada perniagaan dan orang dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi daripada kanak-kanak di bawah umur 18 tahun.
13. Perubahan pada dasar ini
Kami mungkin mengemas kini dasar ini. Tarikh berkuat kuasa di bahagian atas menunjukkan bila ia kali terakhir diubah. Bagi perubahan yang ketara, kami akan memberikan notis di halaman ini.
14. Hubungi kami
Acuven Technology Sdn Bhd
VO5-03-03A, Signature 1 (VO5),
Lingkaran SV, Sunway Velocity,
55100 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Malaysia
E-mel: [email protected]
Dasar ini disediakan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat percanggahan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.